Betaling nog niet ontvangen?
Elke ondernemer krijgt wel eens te maken met debiteuren die hun openstaande rekening niet voldoen. Soms na een geschil over de geleverde prestatie, maar vaak ook zonder specifieke aanleiding. Het zorgt vaak voor onrust, omdat de cashflow erdoor in gevaar wordt gebracht.
Belangrijk is om als ondernemer altijd adequaat en consequent te handelen in dergelijke gevallen. Zo laat je zien dat je de zaak serieus neemt en dat er niet met je te sollen valt. Loop echter ook niet te hard van stapel. Direct een incassobureau inschakelen is lang niet in alle gevallen noodzakelijk en kan de relatie met de klant onherstelbaar beschadigen.
Hoe pak je het dan aan?
Bekijk de opgestelde overeenkomst en de verzonden factuur. Staat de betalingstermijn correct vermeld? Sommige bedrijven hanteren standaard een betalingstermijn van een week of veertien dagen, terwijl anderen uitgaan van een maand. Misschien is er gewoon sprake van een misverstand en staat het geld binnen een paar weken alsnog op je rekening, zonder dat je daarvoor zelf actie hoeft te ondernemen.
Telefonisch contact
Neem zelf even telefonisch contact op met de klant. Direct contact lost vaak een heleboel misverstanden op. Neem de moeite om de klant even te bellen en te informeren naar de status van de betaling. Dit contactmoment kun je misschien ook meteen benutten om nieuwe verkoop te realiseren. In elk geval zal de klant het zeker waarderen dat je de zaak op deze manier aanpakt.
Betalingsherinnering sturen
Blijft de betaling na een telefonisch verzoek nog steeds uit? Dan is het tijd om een betalingsherinnering te sturen. Dat is een eenvoudig bericht, waarin je de klant erop wijst dat de betaling nog niet is ontvangen. Blijf vriendelijk, de toonzetting van een dergelijk bericht is vaak van doorslaggevend belang in het verdere verloop van de kwestie.
Incassobureau inschakelen
Lukt het je als ondernemer niet om het openstaande bedrag zelf te incasseren, dan kun je ervoor kiezen om een incassobureau in te schakelen. Als de klant een particulier is, moet je eerst nog zelf een officiële aanmaning versturen, dat ben je wettelijk verplicht.
Debiteurenbeheer uitbesteden
Natuurlijk kost dit alles veel extra tijd. Daarom kiezen ondernemers er soms ook voor om het debiteurenbeheer uit te besteden. Dit valt onder de zogenoemde credit management detachering en kan je als ondernemer veel tijd besparen. Bovendien ben je er dan van verzekerd dat de geldstromen altijd goed blijven lopen.
